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适应国家新形势下档案工作发展的需要，以广东医学院成人教育学籍档案管理为例，通过创新服务形式建立学籍档案管理平台，推进传统载体档案数字化，实现资源高度共享。
去年5月上旬，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求建立健全方便人民群众的档案利用体系，通过创新服务形式、强化服务功能、加大开发力度、加快推进传统载体档案数字化、促进资源共享。目前成人教育高校档案管理方式落后、不够科学，一是使用传统的人工管理，采用单机版进行计算机辅助管理，工作效率低，缺乏统一规划，数据的完整性和一致性差，数字化程度低，无法实现数据共享;二是采用基于单一的C/S(客户端/服务器)架构，应用较小的局域网络环境，与其它用户交互能力差、可扩展性差，不容易进行平台升级，维护困难等。计算机网络科学技术的发展，传统载体档案数字化成为必然要求，成人教育学生档案管理面临着重要的变革，如何利用目前计算机网络技术实践于成人教育学籍档案的建设，是高校档案部门面临的重要课题。我校通过建立成人学生档案管理平台，提高了学籍档案管理人员的工作效率;提高了学籍档案的整理和查阅速度;提高了信息整合、共享、开发利用;同时给我校成人教育教学体制带来改革的生机和动力，进一步完成数字化校园的建设与管理。
一、平台软件架构
我校成人教育学籍档案管理平台为B/S(浏览器/服务器模式)架构，采用J2SE技术结构，采用JAVA/ASP.NET等WEB开发语言，支持常用浏览器，可跨平台运行，后台数据基于SQLServer，支持数字校园门户集成，提供国家及教育部颁布的各种标准接口。
二、平台主要功能模块
(一)学籍管理
1.学生信息。学生的基本信息(数据来源于省招生系统)导入到学籍信息库，学生登陆用户校对基本信息，信息有误的可在线提出申请修改学籍信息，并上传相关证件扫描件，经管理员审批后，平台会自动更新学生信息库。信息修改限制如限制入学年度、限制校对时间、限制修改字段等由管理员用户设置。学生的基本信息、异动信息、课程信息、家庭信息等，通过管理员授权后，可由具体负责人来完成日常管理。管理员可通过平台生成电子注册上报数据表、高基表、学籍异动汇总表，可自定义报表打印，如学生证打印、学生名册打印等。针对学年制、学年学分制、学分制三种不同模式下学籍管理的共同点和不同点，增加了学籍管理的适应性和灵活性。
2.学籍异动。学籍异动包括转学、转专业、休学、复学、退学等。平台异动由学生用户提出申请，教务员用户审批，最后由管理员用户审核通过，打造阶梯式管理模式，实现对学生学籍数据的动态管理，保证数据的准确性和时效性。能及时向学生提供学籍预警，按照学校自定义的学籍预警等级、预警规则，平台自动向学生发布预警信息，按教学点、年级、层次、专业、班级打印学籍预警清单。方便快捷的复选多条记录批处理异动、手工单条处理异动，对每次异动信息登记到学生个人档案中，学生异动后提示学生课程表、成绩、选课信息是否发生变化，做相应的处理，按教学点、年级、专业等进行异动统计，生成上报数据。
(二)成绩管理
1.成绩录入。成绩录入分课程按班级录入，可在直接录入或表格导入，可录入缺考、缓考、重修、免修、作弊等成绩异常情况。通过设置卷面成绩与平时成绩占总成绩比例自动统计总评成绩。成绩录入既可是任课老师，也可是角色任课老师或教务员，教师用户平台录入成绩后提交，同时上交签名的纸质成绩单确认。角色任课教师用户或教务员用户也可根据任课教师上交的成绩单录入相应的成绩。达到对学生成绩灵活录入、多渠道化录入，提高效率，解决成绩登分烦锁及工作量大问题。
2.成绩审核。教务员对成绩进行审核发布，生成考试未通过的学生名单，可分课程、专业、班级导出未通过的学生名单，为教学管理部门安排补考提供简便的手段。审核发现成绩有问题的，可作审核“不通过”处理，或可撤消提交，把“提交”状态的成绩回归为“保存”状态，教师重新录入成绩，再次提交。成绩审核发布后，发现还是有误的，只能由管理员更正，教务员没有成绩修改的权限。
3.报表打印。根据教学点、年级、层次、专业、班级、学期、课程、学籍状态对学生成绩进行统计分析、生成各种规范实用的学生成绩报表，并实现批量打印。根据学号、姓名、身份证号、准考证号等信息查询，实现对学生成绩报表单一打印。
(三)毕业管理
毕业管理是将要毕业的年级信息转入毕业年级管理，对学生毕业资格进行审核和对毕业证书的打印等。根据学校设定的毕业资格条件例如：所有的必修课程必须合格，所有本科学生专科学历必须通过认证，学分必须达到某种条件等，平台自动审核统计，生成审核记录，并能通过学生用户反馈给学生，对审核资格通不过的学生，平台自动发出预警信息。教务员或管理员用户也可通过查询条件导出毕业资格通不过的学生，用于通知班主任或学生。教务员用户可对毕业资格通过的学生进行证书批量打印。
三、平台特性
(一)移动性。平台采用B/S架构，只要连上Internet，便可通过IE等浏览器登陆平台，不受时空、地域限制，实现移动办公、远程办公，从而提高了工作效率和信息化管理水平。避免C/S软件架构客户端必须通过建立价值不菲的VPN通道实现访问数据库服务器的弊端。
(二)协同性。平台高校管理员用户可以根据实际存在教学点情况开设教学点用户，教学点用户对本点学生学籍管理，管理员用户可监视各教学点学籍管理情况，并能够实现管理上的互动，实现多教学点的协同管理。教学点教务员用户通过管理员授权后可建立班主任或教师用户，学生用户是在学生基本信息建立同时产生的。各用户担当不同的角色，例如班主任用户可对本班级学生信息、收费等管理;教师用户可对教学情况、成绩等管理。实现多角色用户的协同管理。
(三)易用性。平台安装在服务器端，客户端零安装、零维护，只需做好服务器的日常维护工作，无需维护任何终端设备，并且管理员可方便对平台进行远程维护。
(四)灵活性。平台每年都会面临大批量的新生数据导入及其毕业生数据导出问题及各类文档资料上传、下载。解决办法是在平台开发过程中采用接口开发模式。平台主要实现数据接口类型为两种方式，一种excel格式导入接口，另一种是文件资源上传接口。通过OLEDB把上传的Excel当成数据库来读写，导入Excel格式数据;通过建立方法UpLoad()实现资源文件上传。
(五)扩展性。平台可以在学校规模扩大和应用拓展的情况下，根据现有的硬件资源情况，可平滑地增加服务器的个数，实现平台在多台服务器下负载均衡，有效地保护了原有硬件投资，提升了服务器的配置。
(六)并发性。基于B/S架构，用户访问并发性能取决于服务器的性能，提高服务器的配置如CPU、内存、硬盘、带宽等，便可提升服务器的并发性能。
(七)安全性。安全控制主要包括平台应用级别与数据库级别。在学籍档案管理平台中，大量的学生被存载，这些数据的安全性至关重要。引入安全控制，通过密码加密、操作数据监控、角色权限数据范围控制等三级保护。对用户的密码采用MD5的加密原理，通过MD5CryptoServiceProv ider类库进行加密存储;通过建立监控视图vS_LogDetail对有异动的数据进行监控，产生数据日志并记录展现给管理员查看;通过方法 DataDeal()对每个角色用户使用的数据范围进行控制。
